FAQ Kontakt zum Ämtern und anderen behördlichen Einrichtungen im Rahmen des Studiums
- Kopie, Zustellnachweis, Fristen -
Ob BAföG-Antrag, Anfrage beim Prüfungsamt, Mail zum Studisek oder Kontakt zum Professor, ihr habt eine Absprache getroffen oder einen Antrag eingereicht, und wenn ihr nachfragt, weiß plötzlich niemand mehr etwas davon?
Wir haben im AStA regelmäßig Berichte von Studierenden vorliegen, dass ihr Informationen von Stellen an der Universität erhalten habt, die sich im Nachhinein als falsch herausgestellt haben oder vergessen worden sind oder dass gestellte Anträge nicht angekommen sind. Hier stellt sich am Ende häufig das Problem, dass nicht nachweisbar ist, dass eine falsche Information herausgeben oder ein Antrag tatsächlich verschickt wurde. Daher hier ein paar Hinweise.
Bei jeglichen Kontakten mit Ämtern oder anderen Stellen solltet ihr darauf achten, dass ihr am Ende einen Beleg habt.
- Telefonische und persönliche Auskünfte:
Wenn der Inhalt des Gesprächs wichtig ist, schickt im Anschluss eine kurze Mail mit einer Zusammenfassung des Gesprächs mit Bitte um Bestätigung, dass die Inhalte korrekt zusammengefasst sind.
Löscht keine Mailverläufe, weil ihr der Meinung seid, die Thematik habe sich erledigt. Wenn ihr bei Anmeldung der BA einen Kurs anrechnen wollt und euch das verwehrt wird, hilft es immens noch die Mail von der lehrenden Person zu haben, die ihr vor 2 Jahren erhalten habt, dass der Kurs anrechenbar sei.
- Antrage und Dokumente die ihr zusendet:
Macht Kopien von Unterlagen und Anträgen, die ihr versendet. So könnt ihr bei Unstimmigkeiten leicht prüfen, was im Dokument stand. Und auch für den BAföG-Folgeantrag hilft es immens, wenn ihr den vorherigen Antrag noch in Kopie habt.
Fristgerechte Zustellung:
Wenn die Frist am Montag endet, reicht regelmäßig ein Versenden am Samstag nicht aus. Wenn ihr postalisch die Frist nicht halten könnt, gebt die Unterlagen persönlich ab und lasst euch den Eingang bestätigen oder sendet die Unterlagen vorab als Scan per Mail und weist darauf hin, dass das Original per Post unterwegs ist.
Wenn ihr sichere Unterlagen lediglich per normaler Post verschickt und die zuständige Stelle behauptet, diese seien nicht angekommen, habt ihr keinen Nachweis, dass ihr diese versendet habt. Daher gilt auch hier, entweder per Mail vorab senden und darauf hinweisen, dass das Original per Post unterwegs ist oder Versand per Einschreiben, oder persönlich abgeben und Eingangsbestätigung mitnehmen.
Unterlagen ordnen und Folgefristen beachten:
Ihr solltet stets wissen, wo sich eure Unterlagen zu Prüfungsangelegenheiten, Immatrikulations- und Zulassungsanträgen sowie BAföG-Anträge befinden, damit ihr diese im Zweifel nicht tagelang suchen müsst. Außerdem solltet ihr Fristen die euch gesetzt werden notieren und einhalten. Ein zu spät eingereichter Leistungsnachweis beim BAföG-Amt oder eine versäumte Anmeldung zu einer Prüfung können ungeahnte Folgekosten haben.
FAQ vorläufige Zulassung Master an der Universität Osnabrück
Aus aktuellem Anlass stellen wir an dieser Stelle die wichtigsten Informationen zur Immatrikulation in den vorläufigen Master und was es dabei zu beachten gibt zusammen.
Wenn ihr in den vorläufigen Master aufgenommen wurdet, müsst ihr binnen eines Semesters alle Leistungen für den Bachelorabschluss erbracht haben und diese müssen bewertet sein. Die Frist hierfür ist der 31.03. bei Bewerbung zum WiSe und der 30.09. bei Bewerbung zum SoSe. Außerdem müsst ihr das Zeugnis über den Bachelorabschluss bis zum 15.04.(B. z. WiSe) respektive 15.10 (B. z. SoSe) vorlegen.
Insbesondere die Fristen des 15.04. und 15.10. sind im Weiteren noch wichtig.
Was passiert, wenn ihr nicht alle Leistungen für den Bachelorabschluss fristgerecht erbracht habt?
Das kommt drauf an. Solltet ihr z.B. aufgrund von Krankheit prüfungsunfähig gewesen sein, muss sich dies für euch nicht negativ auswirken.
Wenn ihr für eine Prüfung angemeldet seid und prüfungsunfähig erkrankt sind, reicht unverzüglich und vor Beginn der Prüfung eine Prüfungsunfähigkeitsbescheinigung ein. Den Vordruck gibt es bei eurem Fachbereich oder, sollte Ihr Studiengang an die Allgemeine Prüfungsordnung angeschlossen sein,
hier.
Eine einfache Krankmeldung (gelber Schein) genügt meist nicht.
Die Bescheinigung reicht ihr beim Prüfungsamt ein, entweder direkt schriftlich, oder per Scan als Mail vorab und dann das Original nachliefern. Behaltet in jedem Fall eine Kopie!
Auch weitere wichtige Gründe können einen Prüfungsrücktritt rechtfertigen, sind aber nachzuweisen. Hier kommt zum Beispiel der Tod eines nahen Angehörigen und die Erkrankung des eigenen Kindes in Frage. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn „dem Prüfling unter Berücksichtigung alle Umstände des Einzelfalls und nach Abwägung der widerstreitenden öffentlichen und privaten Interessen, die Prüfungsteilnahme nicht zumutbar ist.“
Solltet ihr noch nicht zur Prüfung angemeldet sein, aber bereits absehen können, dass ihr krankheitsbedingt nicht teilnehmen könnt, müsst ihr dies ebenfalls nachweisen können, besorgt euch daher trotzdem eine Prüfungsunfähigkeitsbescheinigung.
Sobald ihr allerdings wieder genesen seid, müsst ihr euch wieder für Prüfungen anmelden und an diesen auch teilnehmen. Dies gilt folglich auch für Wiederholungs- oder Nachholprüfungen. Solltet ihr noch nicht wieder genesen sein, müsst ihr dies ebenfalls nachweisen können.
Solltet ihr bis zum Fristdatum nicht alle Leistungen erbracht und bestanden haben, müsst ihr begründen, warum ihr dies nicht zu vertreten habt. Das heißt, ihr müsst begründen, warum es euch nicht möglich war, die geforderten Prüfungsleistungen zu erbringen und dieser Grund muss außerhalb eures Einflussbereichs gelegen haben. Eine nicht bestandene Prüfung oder eine vergessene Anmeldung zählen also nicht dazu.
Wenn ihr der Meinung seid, ihr habt es nicht zu vertreten, dass ihr nicht alle Leistungen erbringen konnten, wendet euch schriftlich an das Studierendensekretariat. Dafür gelten die oben genannten Fristen. Wenn ihr euch erst nach dem 15.04. oder 15.10. melden ist dies zu spät.
Begründet in dem Schreiben, warum ihr es nicht zu vertreten habt, dass noch nicht alle BA Leistungen vorliegen und fügt Nachweise in Kopie an. Hierbei muss für jede noch ausstehende Leistung eine Begründung vorliegen! Sollte sich zum Beispiel rausstellen, dass ihr bis zum 22.02 erkrankt wart und am 23.02. eine Prüfung stattgefunden hat, die ihr für eine ausstehende Leistung im Bachelor benötigt, wird angenommen, ihr habt es zu vertreten, dass ihr die Leistung nicht erbracht habt, sofern ihr nichts Gegenteiliges fristgerecht belegen könnt.
Auch in Fällen, wo eurer Meinung nach die Universität zu vertreten hat, dass ihr die Leistung nicht erbringen konntet ( beispielsweise Prüfung nicht angeboten, Dozent*in hat Klausur verloren), müsset ihr dies belegen können.
Sendet das Schreiben per Einschreiben rechtzeitig und zur Sicherheit auch per Mail vorab.
Beantragt im Schreiben ein Verbleiben im vorläufigen Master.
Sollte das Studierendensekretariat euren Antrag ablehnen, meldet euch bei uns.
